FAQ's

Hier geben wir Antworten auf die Fragen, die uns häufig gestellt werden. Wenn Sie mehr wissen möchten, rufen Sie uns bitte an oder schicken Sie uns eine E-Mail. 

1. Warum soll ich einen PCO mit der Organisation meiner Tagung, meines Kongresses beauftragen ?
2. Wird durch die Beauftragung eines PCO nicht alles teurer ?
3. Was kosten die CPO-Dienstleistungen ?
4. Welche Qualifikation haben Ihre Mitarbeiter ?
5. Wodurch unterscheiden Sie sich von Ihren Mitbewerbern ?
6. Wie gehen Sie vor ?
7. Was ist ein Core PCO ?

Warum soll ich einen PCO mit der Organisation meiner Tagung, meines Kongresses beauftragen?

Ein PCO hat viel Erfahrung in der Ausrichtung von Tagungen und Kongressen. Nutzen Sie diese Erfahrungen. Sie können von dem spezifische Wissen eines PCO profitieren.
Ein PCO nimmt Ihnen sehr viele organisatorische Arbeiten ab. Sie können sich nahezu ausschließlich mit dem Inhalt Ihres Kongresses befassen.
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Wird durch die Beauftragung eines PCO nicht alles teurer?

Nein. Der PCO hat eine gute Marktübersicht und kann im Einkauf verschiedener Dienstleistungen (z.B. bei der Herstellung der Drucksachen) günstige Preise erzielen.
Die notwendigen Arbeiten für einen Kongress müssen getan werden. Arbeitszeit muss bezahlt werden. Den PCO zahlen Sie für bestimmte Leistungen auf Zeit, die Sie vorab fest vereinbaren. Sie brauchen sich über die zeitlich befristetet Neueinstellung von Mitarbeiter, über Überstunden, Urlaub, Krankheit usw. keine Gedanken zu machen. Sie kaufen beim PCO eine bestimmte Dienstleistung zu einem bestimmten Preis.
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Was kosten die CPO-Dienstleistunge?

Das hängt vom Umfang unserer Leistungen ab. In der Regel budgetieren wir ein Managementhonorar für die Organisation und Abwicklung eines Kongresses, eine teilnehmerabhängige Registrierungsgebühr für die Verwaltung der Kongressteilnehmer, das Inkasso und die Kongress-Buchhaltung, eine Gebühr für die Verwaltung der Beiträge (Abstracthandling). Für die Einwerbung von Sponsoren und die Durchführung einer Ausstellung erwarten wir eine angemessene Erfolgsbeteiligung.
Für jede Veranstaltung schließen wir eine maßgeschneiderte Vereinbarung, die sich an den Gegebenheiten orientiert. Wir sind Partner der Veranstalter und beteiligen uns am finanziellen Risiko des Kongresses.
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Welche Qualifikation haben Ihre Mitarbeiter?

Unsere Mitarbeiter kommen aus dem Veranstaltungsbereich und haben in der Regel ein Fachstudium für Kongressmanager absolviert. Wir führen jährlich mehrere interne Weiterbildungsseminare durch. CPO Mitarbeiter nehmen regelmäßig auch an externen Schulungen teil. Jede Veranstaltung wird bei CPO kritisch ausgewertet. Neue Erkenntnisse werden festgehalten und im Sinne des Quality Management genutzt.
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Wodurch unterscheiden Sie sich von Ihren Mitbewerbern?

CPO wird von den Inhabern geleitet, die persönlich an der Planung und Durchführung jedes Kongresses beteiligt sind. Sie haben es bei CPO mit nur einer Projektleiterin zu tun, die Ihre persönliche Ansprechpartnerin ist. In CPO ist die Erfahrung von über 25 Jahren Kongressmanagement vereinigt. Wir verfügen über qualifiziertes Fachwissen auf fast allen kongressrelevanten Gebieten, insbesondere in den Bereichen Finanzierung und Sponsoring, elektronische Medien, Steuerrecht und Marketing. CPO ist ein weltweit anerkannter PCO. Deshalb sind die Inhaber Inge und Hermann Hanser in wichtige Ehrenämter gewählt worden: Frau Hanser ist z.Zt. Immediate-Past Präsidentin des Weltverbandes IAPCO (International Association for Professional Congress Organizer), Herr Hanser ist u.a. stellvertretender Vorsitzender des German Convention Bureaus, der Non-Profit-Organisation der deutschen Kongressbranche, die für Deutschland wirbt und Kongressveranstalter objektiv berät.
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Wie gehen Sie vor?

Nachdem Sie uns Ihre Vorstellungen genannt haben,
 

• erstellen wir für Ihren Kongress einen Kosten- und Finanzierungsplan. Wir klären damit die Finanzierung der Veranstaltung und legen mit Ihnen alle wesentlichen Details fest.
• bestimmen wir mit Ihnen, wer der ideelle und wer der juristische Veranstalter sein soll. Das kann eine bestehende Gesellschaft oder ein neu zu gründender Verein sein. 
• vereinbaren wir mit Ihnen einen detaillierten Leistungskatalog und einen abgestimmten Terminplan, der laufend fortgeschrieben wird.
• organisieren wir die von Ihnen zu benennenden Komitees (wissenschaftliches Komitee, Organisationskomitee).
• beginnen wir mit der Einwerbung der Sponsoren.
• erstellen wir die ersten Announcements für die Teilnehmer (Call for Papers) und starten die Teilnehmerwerbung.
• schließen wir Verträge mit den wichtigsten Leistungsträgern (Kongresszentrum, Hotels, Dolmetscher) und natürlich mit Ihnen als Veranstalter ab. 
• arbeiten wir weiter gemäß unseres gemeinsamen Terminplanes.

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Was ist ein Core PCO?

Immer mehr wissenschaftliche Gesellschaften schließen mit einem PCO über mehrere Jahr einen Leistungsvertrag ab und lassen ihre regelmäßig stattfindenden Kongresse von diesem Core PCO organisieren und abwickeln – unabhängig vom Veranstaltungsort. Der Vorteil liegt in der Wahrung der Kontinuität. Erfahrungen und Wissen werden von Kongress zu Kongress für diese Veranstaltung weiter entwickelt und genutzt. Dadurch können Kosten eingespart werden. Der Core PCO wird in der Regel mit einem Local PCO vor Ort zusammenarbeiten, der ihn bei der Durchführung unterstützt und der zusätzlich oft für die Hotelreservierungen und das Rahmenprogramm verantwortlich ist.
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